Специалисты группы компаний «Бизнес ИТ» завершили внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «Ставропольский аптечный склад». Новая система электронного документооборота, развернутая на 60 рабочих местах, помогла оптимизировать и ускорить обработку заявок на поставку медицинской продукции и предоставление услуг клиентам. Сокращено время на согласование коммерческих предложений и договоров. Работа с клиентами стала более эффективной: с момента принятия решения о сотрудничестве до реальных отгрузок продукции проходит теперь всего 5-6 рабочих дней вместо 10-12. Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах. Вдвое ускорилось согласование пакетов конкурсной документации. В итоге количество тендеров, в которых компания принимает участие, увеличилось с 50 до 80 в месяц. Обеспечено четкое соблюдение сроков исполнения обязательств по выигранным тендерам.
«Ставропольский аптечный склад» входит в число крупнейших поставщиков медицинской продукции для учреждений здравоохранения в Ставропольском крае. Компания много лет является участником госзакупок и зарекомендовала себя в качестве надежного поставщика медикаментов, медицинского оборудования и расходных материалов.
Ежемесячно «Ставропольский аптечный склад» получает около 150 заявок на поставку товара и предоставление услуг по подбору медицинского оборудования для клиентов. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно регистрировать и передавать руководству на рассмотрение, готовить и согласовывать коммерческие предложения.
Кроме того, каждый месяц компания принимает участие в десятках аукционов в качестве поставщика товаров и консультационных услуг. Для эффективной работы с тендерами необходимо оперативно составлять коммерческие предложения, своевременно формировать и согласовывать с руководством конкурсную документацию. Также необходимо контролировать своевременность поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам.
Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Было практически невозможно отследить, на каком этапе обработки в данный момент находится заявка, получен ли по ней результат, заключен ли уже договор на поставку товара или оказание услуг. Не было возможности контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, заявки терялись. На подготовку и согласование коммерческих предложений и конкурсной документации уходило много времени. Из-за этого иногда данные на участие в конкурсе предоставлялись не в полном объеме и не своевременно. Все это влияло на качество оказываемых услуг, повышало риски потери клиентов.
Руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота, которая помогла бы ускорить обработку входящих заявок, исключить их утерю, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, уменьшить сроки согласования конкурсной документации и договоров.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала ГК «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь), имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота и с которой «Ставропольский аптечный склад» уже успешно сотрудничал ранее.
Всего за три месяца система была развернута на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании: отдел аукционов, отдел закупки лекарственных средств, отдел изделий медицинского назначения, отдел реализации лекарственных средств, отдел сертификации и т.д.
Ключевые итоги проекта:
- Автоматизирована регистрация и обработка всех видов заявок: внешних — заявки клиентов на поставку продукции или оказание консультационных услуг, и внутренних — запросы остатков на складе, заявки на отгрузку товара по контракту и т.п. Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, срок ответа) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система автоматически создает задачи исполнителям на рассмотрение заявок и подготовку коммерческих предложений. По каждой задаче устанавливаются сроки ее исполнения. Это помогает сотрудникам своевременно отвечать на все заявки, не упустив при этом не одного потенциального заказчика. Обработка заявок ускорилась в два раза.
- Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах, появилась возможность оперативно контролировать и анализировать их результаты. В системе настроены маршруты согласования решений об участии в аукционах и пакетов сопутствующей документации. Согласование конкурсных документов значительно ускорилось. Документы теперь предоставляются на аукционы своевременно и в полном объеме. В результате компания стала принимать участие в большем количестве тендеров: если ранее компания успевала принять участие в 50 тендерах в месяц, то теперь их количество увеличилось до 80.
- Оперативная обработка и согласование договоров позволяет предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза — с 10-12 до 5-6 рабочих дней.
- В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей по электронной почте о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
- «1С:Документооборот 8» интегрирован с решением «1С:Управление торговлей 8». Из «1С:Управления торговлей 8» в систему электронного документооборота оперативно поступает информация об организациях, с которыми ведутся работы, это сокращает время на заполнение реквизитов контрагентов и уменьшает количество ошибок при оформлении документов. При создании в «1С:Управление торговлей» заявки на комплектацию заказа на складе, аналогичный документ автоматически создается в «1С:Документообороте» и отправляется на склад с установленным сроком исполнения заказа. Это помогает компании четко соблюдать сроки поставок по договорам.
Результаты проекта комментирует директор ООО «Ставропольский аптечный склад» Эдуард Хурумов: «Проект автоматизации документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» стал значимым и показательным для всей компании. Система позволила наладить контроль за выполнением поручений, систематизировать процессы подготовки и согласования документов, уменьшить сроки реагирования на заявки покупателей, все это позволило минимизировать риски потери клиентов и положительно сказалось на качестве обслуживания».
