Специалисты «1С-Рарус» автоматизировали управление сложными цепочками поставок в ООО «Очаковская логистическая компания» с помощью «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование». Упростилось планирование и контроль выполнения свыше 1 000 ежемесячных рейсов. Обеспечена равномерная загрузка транспорта, ускорено выполнение заказов, снижены затраты на ГСМ, эксплуатацию и содержание машин. Организовано оперативное взаимодействие с клиентами: время обработки заявок сократилось с 10 минут до 30 секунд. Подготовка сопроводительной документации вместо 15 минут занимает одну. Оптимизирован складской учет и хранение грузов. Объем грузоперевозок вырос на 20%.
Очаковская Логистическая Компания («О.Л.К.») — крупнейший в России 3PL оператор. Компания предлагает полный комплекс услуг по доставке и хранению грузов: перевозка сборных грузов (LTL), перевозка комплектных грузов (FTL), доставка товаров в торговые сети, складское хранение и обработка груза. Филиальная сеть представлена в 22 городах России. Ключевые клиенты — поставщики в крупные федеральные торговые сети, такие как X5 Retail Group, Ашан, Тандер (торговая сеть «Магнит»), Дикси, Фикс прайс. Ежемесячно «О.Л.К.» принимает около 7 000 заказов на перевозку и совершает более 1 000 рейсов на 10 собственных и 200 привлекаемых транспортных средствах.
Управление перевозками в компании не было автоматизировано. Для обработки заявок клиентов, расчета стоимости услуг и планирования маршрутов использовались электронные таблицы, большое количество которых порождало ошибки и тормозило выполнение заказов. Путевые листы и заявки на ремонт и расход ГСМ оформлялись вручную, что также снижало скорость обслуживания. Было сложно отслеживать выполнение заданий на перевозку, контролировать взаиморасчеты.
Для эффективного взаимодействия с клиентами и повышения рентабельности было необходимо автоматизировать управление перевозками: ускорить прием заявок, оптимизировать формирование рейсов с учетом весогабаритных характеристик и особенностей перевозки, маршрутов, обеспечить равномерную загрузку ТС и контроль заказов. Требовались инструменты для сбора и анализа данных. Нужно было сократить трудозатраты менеджеров по продажам. Специалисты «1С-Рарус» предложили создать информационную систему на основе решений «1С:Управление автотранспортом» для учета работы собственного автопарка и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование» для учета поставок, работы с подрядчиками, управлениями складами.
Новая информационная система была развернута на 58 рабочих местах в отделах продаж, транспортной и складской логистики, автотранспортном цеху, бухгалтерии и юридическом отделе.
Ключевые результаты:
- Система интегрирована с корпоративным сайтом. Клиенты могут рассчитать стоимость, график доставки и оформить заявку. Время обработки заявки сократилось с 10 минут до 30 секунд. Заказчики могут отследить статус и местоположение груза с помощью ГЛОНАСС и GPS-систем, узнать о выгодных предложениях из личного кабинета. Проводимые менеджерами «О.Л.К.» опросы показали, что клиентская лояльность существенно выросла. В течение шести месяцев после завершения проекта объем перевозок вырос на 20%.
- Все входящие и исходящие звонки и письма регистрируются в системе. Появилась возможность присваивать статусы этапам взаимодействия с клиентом, указывать список грузов клиента, максимальные вес и высоту паллеты, планируемые объемы продаж и доходов, регистрировать причины отказа от сотрудничества. Консолидация информации обеспечивает преемственность: несколько сотрудников могут работать с одним клиентом.
- Упростилось формирование рейсов и планирование маршрутов. Система автоматически рассчитывает объем грузового места, необходимого для перевозки. Сотрудник в несколько кликов может оценить загрузку водителей и назначить ответственного, выбрать транспортное средство, задать требуемый вид упаковки и температурный режим, указать время погрузки, составить оптимальный маршрут. Время подготовки транспортных накладных сокращено с 15 до 1 минуты.
- Стоимость услуг рассчитывается автоматически, при этом учитываются километраж, масса, объем и тип груза, количество паллет, пункт отправки и доставки. Рассчитать стоимость можно несколькими методами: фиксированной суммой, в виде тарифной сетки, процентом от базовых услуг, что позволило увеличить гибкость тарификации. Автоматизировано выставление счетов за сопровождение документов и складские услуги – предоставление паллет, ответственное хранение и прочие операции.
- Обеспечен контроль выполнения заказов и работы экспедиторов: регистрация причин отклонений от маршрута, учет сроков, повреждений и рекламаций.
- Организован оперативный складской учет, в т. ч. учет ответственного хранения грузов. Появилась возможность планировать поступление грузов на склад, это помогает распределять складские площади и загрузку персонала. Посменный учет работы сотрудников склада и количества отгруженных паллет позволил оценить эффективность работы отдела складской логистики и скорректировать ее. В результате при сохранении численности персонала повысилась пропускная способность склада, сократилось время приема и выдачи груза, снизились потери.
- Оптимизирована работа с подрядчиками. Менеджеры ведут в системе учет арендуемого транспорта, отслеживают статусы выполнения заказов, контролируют оплату услуг. Появилась статистика по перечисленными критериям, оценка надежности каждого поставщика.
- Упростилась подготовка отчетности: более 30 отчетов формируются за несколько секунд. Единый справочник заявок и счетов, реестр договоров и их статусов, отчеты о задолженности клиентов и планируемом объеме продаж и доходов помогают руководству анализировать и контролировать деятельность компании.
Денис Викторович Китушкин, коммерческий директор «О.Л.К.» отмечает:
— Созданная на базе «1С:Предприятия 8» система отражает все нюансы транспортной деятельности — именно этого нам не хватало. Нам удалось оптимизировать учет транспортных средств, маршрутизацию и расчет стоимости перевозок, организовать контроль экспедиторов, что положительно сказывается на удовлетворенности клиентов. С помощью новой системы мы решили одну из ключевых проблем — отказались от множества электронных таблиц и полностью автоматизировали бизнес: от коммуникаций с клиентом до доставки груза до дверей его офиса. Единая система позволила наладить информационный обмен между отделами, упростить сбор и анализ данных по всему предприятию, обеспечить прозрачность деятельности. Результат — заметно выросшие продажи: один раз убедившись в нашей надежности, клиенты становятся постоянными и рекомендуют другим, а мы с легкостью выполняем их заказы и готовы к новым.
Артем Блинов, руководитель направления решений для транспорта и логистических компаний «1С-Рарус» делится впечатлениями:
— Проект «О.Л.К.» стал отличной площадкой для детального изучения растущих потребностей логистических операторов. Перевозки перестают быть просто доставкой груза из точки А в точку Б, не меньшую роль играет сервис, который во многом зависит от уровня автоматизации. Нетривиальность поставленных задач, создание современной информационной системы практически с нуля в уже успешно работающей компании со множеством подсистем, — непросто, но интересно. Опыт «О.Л.К.», а также более 50 подобных успешных проектов, во многом помог в разработке многофункционального решения «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», которое позволило максимально учесть потребности и особенности логистического бизнеса».
