Компания Duracell Russia, российское подразделение одного из мировых лидеров в производстве батареек и аккумуляторов, внедрила полностью автоматизированный процесс по управлению финансовым документооборотом на базе модульной платформы OMNITRACKER. Разработчиком решения стала компания «ОМНИНЕТ Россия и СНГ»,
российское подразделение европейского поставщика программных продуктов для
автоматизации бизнес-процессов. По итогам реализованного проекта в Duracell Russia
получили современную платформу для управления процессами в компании,
включающую систему документооборота с прозрачной схемой согласования
документов и возможностью удаленного просмотра и согласования. Кроме того, в
рамках системы OMNITRACKER реализованы хранение и архивация договоров с
указанием версии каждого документа, а также ведение базы контрагентов.
«Проект по внедрению автоматизированной системы управления процессами в Duracell
Russia мы закончили в апреле 2018 года, – говорит Михаэль Добнер (Michael Dobner),
генеральный директор «ОМНИНЕТ Россия и СНГ». – При этом мы практически с «нуля»
настроили для Duracell функционал платформы с учетом требований заказчика и
утвержденных в компании регламентов по взаимодействию с контрагентами и
внутреннему документообороту. И здесь платформа OMNITRACKER показала свои
сильные стороны».
Заказчиком и основным будущим пользователем системы выступил финансовый
департамент Duracell. На переговорах речь шла о внедрении в компании современной
системы электронного оборота и хранения ключевых документов – финансовых,
бухгалтерских, юридических, а также переписки с партнерами, клиентами и
дистрибьюторами. Перед разработчиком системы были поставлены несколько целей:
внедрить в Duracell Russia систему обработки по единому стандарту всех поступающих
документов, отслеживанию дат начала и окончания договоров для запуска процедуры
их своевременного продления, организации хранения всех электронных копий
документов на протяжении всего их жизненного цикла, включая документы в части
работы с поставщиками по процедуре Due Diligence.
По словам Михаэля Добнера, стандартный функционал «коробочного» решения не
закрывал всю специфику бизнес-процессов, утвержденных в Duracell Russia. Однако,
при настройке продукта под требования заказчика был использован гибкий подход – в
системе оперативно, зачастую ещё до окончания очередной встречи с заказчиком,
отражались идеи и требования относительно схем и последовательности процессов.
Даже не обладающие специальными техническими знаниями специалисты
финансового департамента Duracell могли наглядно видеть, буквально в процессе
переговоров по принятию очередного этапа работ, как меняется конфигурация системы
и заложенных в неё процессов. В итоге наряду с базовым функционалом, заказчик
получил простой и интуитивно понятный интерфейс для работы с документами,
возможность прикрепления к документу дополнительного соглашения, полностью
настроенные поля в соответствии с утвержденным в компании регламентом и ряд
других опций.
«Не последнюю роль в выборе заказчиком нашей платформы сыграл тот факт, что мы
сами используем систему OMNITRACKER в своём российском подразделении, – пояснил
Михаэль Добнер. – Заказчики, приходя на переговоры в наш офис, могут увидеть, как
мы автоматизировали процессы и реализовали документооборот у себя в компании.
Одно дело, когда всё это показывается в презентации, другое – когда решение этих
задач можно увидеть на практике, в реально работающей компании». Кроме того,
Duracell в решении OMNITRACKER привлекли гибкие возможности этой модульной
платформы по настройке и подключению к системе дополнительных бизнес-процессов.
https://www.omnitracker.com/ru/
