Компания "Бумфа Групп" выигрывает больше тендеров и вдвое быстрее выполняет полученные заказы с помощью системы "1С:Документооборот 8"

Специалисты группы компаний “Бизнес ИТ” автоматизировали документооборот трех предприятий группы компаний “Бумфа Групп”. Новая система, созданная на основе решения “1С:Документооборот 8”, охватила более 50 рабочих мест. В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, усилен контроль за сроками их действия. Ускорилась подготовка тендерной документации. В 2 раза сокращено время на согласование документов. Количество выигранных тендеров увеличилось. Заказы клиентов выполняются вдвое быстрее.

“Бумфа Групп” – одно из крупнейших предприятий в России по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании – собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы во многих городах России. Кроме того, в группу компаний входят: крупнейшая нефтебаза в Северо-Кавказском регионе, и сельскохозяйственное предприятие.

Компании группы используют в своей работе около 2000 различных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов – патентов, лицензий, разрешений и т.д. Например, в сельскохозяйственном предприятие регулярно оформляются технические паспорта и документы, подтверждающие право собственности на сельскохозяйственную технику, а в ООО “Бумфа Групп” – патенты на продукцию и торговые марки. Необходимо оперативно контролировать сроки действия этих документов и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление. Кроме того, многие из этих документов используются при подготовке пакетов документации для участия в тендерах на поставку косметических средств, изделий санитарно-гигиенического назначения, автомобильного топлива, сельскохозяйственной продукции – ежемесячно таких мероприятий у группы компаний около 50.

Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров подразделениями тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Сроки действия правоустанавливающих и правоподтверждающих документов контролировались вручную, не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. На поиск нужных документов для подготовки конкурсной документации тратилось несколько дней. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы. Предприятия не всегда успевали подготовить полный пакет конкурсных документов, участие в некоторых  тендерах срывалось.

Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов,  обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия.

Для решения поставленных задач была выбрана система “1С:Документооборот 8 КОРП”. Партнером по внедрению стала ГК “Бизнес ИТ”.

Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.

Ключевые итоги проекта:

  • Создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов – входящими, исходящими, внутренними. К минимуму сведено время на их обработку и передачу между удаленными подразделениями. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа.
  • В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя. Согласование документов ускорилось на 50%.
  • Обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон – адресат уже не может сказать, что он не получал документ. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя.
  • Классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения. Нужный документ в электронном архиве можно найти за считанные минуты. Это существенно упростило и ускорило подготовку конкурсной документации, компания теперь принимает участие в большем количестве тендеров. Количество выигранных тендеров увеличилось.

Генеральный директор ООО “Бумфа Групп” Аслан Шебзухов отмечает: “1С:Документооборот 8″ позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве. Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, Все это помогает предприятия группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах”.

www.1c.ru








 

ИД «Connect» © 2015-2019

Использование и копирование информации сайта www.connect-wit.ru возможно только с письменного разрешения редакции.

Техподдержка и обслуживание Роман Заргаров


Яндекс.Метрика
Яндекс.Метрика