Компания «Клеверенс», резидент Сколково (Группа ВЭБ.РФ), автоматизировала процессы по инвентаризации товаров и регистрируемых почтовых отправлений в 38 тысячах отделениях Почты России. Реализация проекта позволила крупнейшему федеральному почтовому оператору, обслуживающему миллионы клиентов по всей стране, сократить в два раза время на инвентаризацию, сэкономив трудозатраты и повысив производительность.
Внедрение программного обеспечения «Клеверенс» помогло Почте России сократить затраты, упростить работу сотрудников и обеспечить точность в учете. Цифровое решение сколковского резидента привлекло почтового оператора гибкостью, а также наличием готовой интеграции с большинством основных и отраслевых конфигураций 1С. Разработчик предложил уже готовое решение, которое было интегрировано в экосистему Почты с минимальными доработками и практически сразу было введено в эксплуатацию во всех филиалах.
Проект стартовал с пилота в филиалах Дальневосточного Федерального округа, где впервые была протестирована работа терминалов сбора данных (ТСД) и мобильного программного обеспечения «Клеверенс».
«Внедрение терминалов сбора данных и программного обеспечения «Клеверенс» в Почте России — не просто автоматизация. Это история о том, как технологии помогают сотрудникам экономить время и обеспечить точность сбора данных при работе с рутинными процессами. Проект изменил опыт тысяч сотрудников, проводящих инвентаризацию, в позитивную сторону. Он показал, что даже при огромных объемах операций в 38000 отделений, можно сделать ручные процессы проще и эффективнее», — отметили в Почте России.
В рамках реализации проекта команда разработки провела аудит и выявила ключевую проблематику заказчика: отсутствие инструментов мониторинга этапов инвентаризации, возможность возникновения ошибок при переносе данных, зависимость от бумажного документооборота. Программное решение было интегрировано с «1С:УТ 11.1», обеспечив обмен данными через Wi-Fi, USB или мобильные сети. Терминалы сбора данных M3 Mobile с программным обеспечением «Магазин 15» способны работать без интернета, сохраняя данные до последующей синхронизации. Безопасность обеспечена посредством Active Directory и MDM SafePhone.
При настройке программного обеспечения использовались тестовые серверы, имитирующие реальные условия, проводилось нагрузочное тестирование для пиковых нагрузок (до 1500 SKU за смену). Интерфейс сделан максимально просто и включает три основные операции: инвентаризация по факту, по заданию, сверка. Теперь процесс инвентаризации выглядит так: на терминал сбора данных (ТСД) выгружается задание со списком товарно-материальных ценностей, либо регистрируемых почтовых отправлений (РПО). Сотрудник сканирует штрихкоды товаров и РПО, система сверяет данные с планом, подсвечивая расхождения. Если код не читается, можно ввести параметры товара или РПО вручную. Поиск товаров доступен по наименованию, штрихкоду, артикулу или производителю. После завершения инвентаризационный документ отправляется на сервер, где формируются опись и сличительная ведомость, которые необходимо только подписать и сдать в бухгалтерию, а результаты автоматически передаются в 1С для последующего учёта.
«Наша команда провела нагрузочное тестирование, которое имитировало работу в отделениях с нестабильной связью, чтобы гарантировать надёжность системы даже в удалённых регионах. А простой интерфейс и инструкции ускорили адаптацию. Самое сложное — было научить систему думать, как ревизор. Теперь у каждого товара и отправления есть цифровой паспорт», — подчеркнула Анастасия Коваленко, Руководитель проектов мобильной автоматизации бизнес-процессов Клеверенс.
После внедрения на Почте России автоматизации на базе ПО «Клеверенс» и ТСД процесс инвентаризации ускорился, в среднем в два раза. Ошибки, связанные с ручным вводом, сократились до единичных, а бухгалтерия получает готовые документы без задержек и возвратов. Помимо инвентаризации, работа ТСД позволила реализовать дополнительный функционал, связанный с проверками соблюдения технологических процессов на Почте России, и сделало данный инструмент незаменимым.
Источник: Сколково (Группа ВЭБ.РФ)
