Бумажный документооборот сдает позиции

В Москве состоялся Всероссийский форум по электронному документообороту (Форум ЭДО), организованный Академией информационных систем при поддержке ФНС России и Ассоциации «РОСЭУ». По мере развития электронных сервисов безбумажное взаимодействие получает все более широкое распространение, а документооборот в России могут перевести в цифровой формат уже в следующем году. Принята дорожная карта с планом мероприятий по масштабированию электронного документооборота в секторе B2B. В краткосрочной перспективе возможны использование машиночитаемых доверенностей, перевод наиболее востребованных документов в электронный вид, оптимизация процедуры взаимодействия операторов ЭДО.

На форуме представители разных индустрий получили возможность не только рассказать о лучших практиках и опыте перехода на ЭДО, но и в формате дискуссий заявить о трудностях на этом пути, предложить возможные варианты их преодоления. Тон обсуждения актуальных в сфере электронного документооборота задач был задан участниками пленарного заседания, в котором приняли участие представители госструктур и бизнеса.

Институт электронного документооборота

Каждый этап жизненного цикла электронных документов требует внимания и усилий, прилагаемых, в частности, законодателями. При этом документы, сформированные по установленным форматам, должны применяться и бизнес-структурах, и в государственных ведомствах. В настоящее время все ждут масштабирования госключа и внедрения облачной подписи. Об этом говорил в своем выступлении заместитель главы ФНС России Александр Егоричев. Крупный бизнес рассчитывает на обязательность применения электронных документов. Пока остается открытым вопрос о необходимости использования услуг операторов ЭДО в качестве единого канала передачи документов.

Разработан законопроект, предусматривающий введение в правовое поле операторов электронного документооборота как самостоятельного института. Среди направлений развития эксперт отметил внедрение машиночитаемой доверенности (МЧД), то есть электронной формы бумажной доверенности, подписанной квалифицированной электронной подписью; упрощение процедуры взаимодействия операторов; расширение форматов электронных документов; модернизацию системы государственного контроля на основе использования первичных документов.

Открытость ФНС России в данном вопросе заслуживает внимания. Работа над концепцией развития ЭДО велась совместно с бизнесом, который выступал с инициативами, а госструктура задавала ориентиры и поддерживала начинания.

По словам чиновника, у нашей страны есть шанс занять лидирующую позицию в мире по уровню развития электронного документооборота. Но для этого следует совершенствовать систему на каждой стадии жизненного цикла документа. «Есть дорожная карта с планом мероприятий с целью масштабирования электронного документооборота в секторе B2B. В краткосрочной перспективе – легализация машиночитаемых доверенностей и их промышленное использование, перевод наиболее востребованных документов в электронный вид, упрощение процедуры взаимодействия операторов между собой, то есть роуминга, и ориентиры по дальнейшему госконтролю», – сообщил Александр Егоричев.

В ответ на запрос рынка

Александр Егоричев и Дмитрий Баканов

Об использовании электронной транспортной накладной (ЭТрН) как запросе рынка шла речь в выступлении заместителя министра транспорта России Дмитрия Баканова. Как показывает практика, перевозочные документы в электронном виде ускоряют процесс оплаты, в разы уменьшают количество транзакций. Обсуждается вопрос обязательности введения ЭТрН, при этом учитываются результаты проверки электронных транспортных накладных на дорогах. Такая процедура осуществлялась на основе оффлайн-проверки через QR-код.

Чиновников устроил подход, при котором операторы из реестра ФНС преобразовывали накладную в QR-код, а ГИБДД доводила их до личного состава субъектов Федерации и тестировала. Впрочем, пока итоги эксперимента подводить преждевременно – в Минтрансе планируют сообщить о соответствующих выводах по результатам 2023 г. Эксперт придерживается точки зрения, согласно которой важно обкатать механизм, а его введение должно быть поэтапным (секторальным).

Среди специалистов существует и иное мнение – пора действовать решительно: регистрируешь предприятие и предоставляешь договор с оператором ЭДО. Нет договора – нет свидетельства о регистрации. В то же время нельзя не учитывать, что это отрицательно скажется на стоимости открытия бизнеса для малых предприятий. Вариант с альтернативой ЭДО через операторов также обсуждается. Один из аргументов состоит в том, чтобы предусмотреть такую бонусную опцию, указывающую на зрелость предприятия.

Бизнес-процесс с ускорением

Станислав Богданов

О том, что внедрение ЭДО ускоряет бизнес-процессы, говорил вице-президент X5 Group Станислав Богданов, ссылаясь на опыт взаимодействия компании с владельцами предприятий малого бизнеса. У X5 Group есть кейсы внедрения электронного документооборота. В частности, в компании реализован автоматический обмен счетами-фактурами, что упростило работу с поставщиками малого и среднего бизнеса. На корпоративном портале создан личный кабинет сотрудников, которые могут дистанционно заказать справки, посмотреть график работы, спланировать или перенести отпуск. «В основе таких технологий лежат сложные алгоритмы, но на выходе – это ориентированный на сотрудников продукт, простой и удобный» – резюмировал вице-президент X5 Group.

Международный аспект ЭДО

Роман Кузнецов

Директор правового департамента Минцифры России Роман Кузнецов сообщил о том, что министерство по согласованию с ФСБ России намерено внести изменения в Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», чтобы предусмотреть возможность признания иностранной электронной подписи (ЭП) на основании договора между хозяйствующими субъектами. Благодаря этому участники иностранных правоотношений получат полномочия применять национальные ЭП в отсутствие международного договора. В худшем случае такая подпись будет приравнена к неквалифицированной ЭП.

Михаил Сродных

Идея находит поддержку среди представителей бизнеса. Генеральный директор «СКБ Контур» Михаил Сродных полагает, что в результате принятия соответствующей поправки переход на ЭДО с зарубежными партнерами упростится. Эксперт заострил внимание аудитории на том, что на практике не реализуется механизм привлечения доверенной третьей стороны при проверке ЭП. По его мнению, нужна нормативная база со стороны ФСБ: «Мы ждем, когда служба наделит статусом доверенной третьей стороны конкретные организации, для начала хотя бы одну. Я уверен, что все это сильно поможет развитию международного ЭДО, а значит, и международной торговли».

Заключение международных договоров о взаимном признании ЭП с каждым государством едва ли возможно. Опыт применения статуса доверенной третьей стороны есть с Белоруссией, усилия в этом направлении предпринимаются с Арменией. На конференции стало известно о планах ФНС России выпустить методические материалы по организации трансграничного взаимодействия.

Распространение опыта

В настоящее время переход на ЭДО происходит преимущественно в крупных компаниях. Задача отрасли – тиражировать имеющийся опыт и лучшие практики на сегмент предприятий малого и среднего бизнеса. Отдельные компоненты цифрового документооборота имеют большую ценность именно для небольших предприятий, как, например, мобильная ЭП. Многие сотрудники малых предприятий трудятся не в офисе, а на выезде – в поле, и для них вдвойне ценной является возможность подписывать документы буквально на ходу.

Юрий Малинин

Одним из стимулов перехода на ЭДО эксперты называют дополнительное финансирование, о чем также шла речь в рамках форума. Президент «РОСЭУ» Юрий Малинин представил разрабатываемый совместно с ФНС России и операторами электронного документооборота проект, который позволит представителям малых и средних предприятий получать субсидии на внедрение ЭДО.

Формат доверенности

Единый формат машиночитаемой доверенности (МЧД) на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты будет создан к концу текущего года, что стало результатом коллективного решения Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты.

В сентябре прошлого года Налоговая служба запустила эксперимент по использованию механизма обмена МЧД. Технология распределенного реестра, на базе которой осуществляется обмен, дает возможность оперативно уведомлять участников сети блокчейн об изменениях с электронной доверенностью, не прикладывая саму доверенность к каждому документу. Информационные системы ФНС России, позволяющие проверять полномочия подписанта, предоставляют транспортную сеть для пользователей и обеспечивают проверку данных. В течение года к этому эксперименту присоединились Федеральная нотариальная палата, Почта России, Росстат, ВТБ, крупные операторы ЭДО.

Разговору на тему машиночитаемой доверенности как неотъемлемой части электронной подписи был посвящена одна из тематических секций форума.

О необходимости единого формата МЧД заявил представитель X5 Group. «Розничная сеть взаимодействует в среднем с 30 контролирующими органами. Если каждый госорган будет утверждать свою форму МЧД (что допускает действующее законодательство), и, соответственно, – свой формат, нам потребуется еще больше времени для адаптации к новым условиям работы», – пояснил руководитель проектов управления по взаимодействию с органами государственной власти X5 Group Роман Захаров.

Внедрение МЧД – масштабная и дорогостоящая реформа. Представитель Федеральной нотариальной палаты полагает, что опыт применения предшествующих форматов поможет усовершенствовать новый. «Мы заинтересованы в скорейшем апробировании реальных кейсов на уже существующем формате, чтобы учесть полученные результаты в следующем формате», – сказал директор Фонда «Центр инноваций и информационных технологий» Федеральной нотариальной палаты Михаил Веселов.

Роман Акимов

Участники форума обсудили разработанную Минцифры дорожную карту по переходу на МЧД, которую Правительство должно одобрить до сентября 2023 г. Вектор развития технологии машиночитаемой доверенности в целом бизнес устраивает. В частности, у компании «Контур» как оператора ЭДО больше 2 тыс. участников проекта МЧД. «По нашим ощущениям, компании будут формировать МЧД в своих системах или системах операторов и хранить на блокчейн-платформе ФНС России. Мы не слышали ни одного негативного комментария от организаций в сторону того, что предлагает ФНС России», – сообщил руководитель проектов по МЧД в проектах ЭДО компании «Контур» Роман Акимов.

При проверке доверенности возникает ряд трудностей. Эксперт считает необходимым подготовить на основе имеющегося опыта методические материалы, опубликовать рекомендованный формат заявления об отмене доверенности и регламент обмена реквизитами МЧД в виде метаданных между операторами ЭДО в случаях, когда их невозможно включить в электронный документ.

При обсуждении состава классификатора полномочий машиночитаемой доверенности отмечалось, что в этот перечень должны войти субъект, объект, действия и опциональные поля. Формат предусматривает также возможность изложения полномочий в виде текста.

Транспорт и ЭДО

О специфике внедрения ЭДО в транспортной сфере шла речь на отдельной тематической сессии. В результате внедрения ГИС ЭПД в нашей стране с 1 сентября появилась возможность оформления в электронном виде ряда документов на автотранспорте – электронных транспортных накладных, электронных сопроводительных ведомостей и электронных заказ-нарядов. С 1 марта 2023 г. в этот перечень будут включены электронный путевой лист, электронный договор фрахтования и электронный заказ (заявка).

Многим транспортным предприятиям уже доступна система электронного документооборота. Достаточно выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов, произвести донастройку модулей электронного документооборота и бизнес-процессов, а также обучить сотрудников.

Заместитель директора департамента цифрового развития Минтранса России Ян Комаха сообщил о планах министерства в срок до 2025 г. дать возможность использовать электронные документы грузоперевозчикам всех видов транспорта.

Положения законопроекта

Стоит напомнить, что законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)» был одобрен в первом чтении в апреле 2022 г., включен в примерную программу для первоочередного рассмотрения Госдумой РФ на ноябрь 2022 года и отправлен на доработку и согласование с профильными ведомствами и представителями бизнеса.

Проект регламентирует процедуры по переводу бумажных документов в электронный вид, а также конвертацию формата электронного документа. Его положения устанавливают, что при конвертации электронных документов должна сохраняться последовательность данных и содержание документа. Кроме того, будет необходимо подписание конвертированного документа усиленными квалифицированными электронными подписями лиц, производивших конвертацию. Для создания дубликатов предусмотрены аналогичные правила. В законопроекте указывается, что в случае создания электронного дубликата документа, его бумажная версия должна храниться не менее одного года.

В случае принятия проекта срок действия сертификатов электронных подписей увеличат до пяти лет. В ходе подготовки поправок ко второму чтению планируется внести и предложение разрешить финансовым организациям не хранить бумажные копии документов, если подписавшие их контрагенты будут с этим согласны.

В настоящее время важно добиться скорейшего принятия законопроекта, найдя оптимальный баланс между безопасностью и экономической эффективностью. По мнению ИТ-специалистов, актуальность законопроекта объясняется тем, что госорганы, бизнес-структуры, учреждения постепенно переходят на электронный документооборот и максимально заинтересованы в создании единых нормативных схем архивирования и хранения документации. На оптимальный эффект можно будет рассчитывать, если законопроект будет принят в согласованной с бизнесом редакции.

Поделиться:
Спецпроект

ИТ-стартапы в сезон венчурной зимы

Подробнее
Спецпроект

Платформа RPA на вырост. Ускоренная миграция с импортного решения на отечественное

Подробнее


Подпишитесь
на нашу рассылку