Документооборот в России могут перевести в цифровой формат уже в 2023 году. Соответствующий законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)» был одобрен в первом чтении в апреле 2022 года, включен в примерную программу для первоочередного рассмотрения Госдумой РФ на ноябрь 2022 года и отправлен на доработку и согласование с профильными ведомствами и представителями бизнеса.
Процедуры и регламенты
Проект регламентирует процедуры по переводу бумажных документов в электронный вид, а также конвертацию формата электронного документа. Его положения устанавливают, что при конвертации электронных документов должна сохраняться последовательность данных и содержание документа. Кроме того, будет необходимо подписание конвертированного документа усиленными квалифицированными электронными подписями лиц, производивших конвертацию. Для создания дубликатов предусмотрены аналогичные правила. В законопроекте указывается, что в случае создания электронного дубликата документа, его бумажная версия должна храниться не менее одного года.
В случае принятия проекта срок действия сертификатов электронных подписей увеличат до 5 лет. В ходе подготовки поправок ко второму чтению планируется внести и предложение разрешить финансовым организациям не хранить бумажные копии документов, если подписавшие их контрагенты будут с этим согласны.
Точка зрения
По мнению заместителя директора АНО «Цифровая экономика» Дмитрия Соболева, необходимо добиться скорейшего принятия законопроекта, найдя оптимальный баланс между безопасностью и экономической эффективностью. Это в конечном итоге сделает процесс электронного документооборота комфортным для большинства организаций и для каждого гражданина страны, ведь именно удобство и эффективность ЭДО стали драйвером и смыслом развития этой технологии.
ИТ-специалисты убеждены, что законопроект особенно необходим в связи с фактическим масштабным переходом госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот и необходимостью создать единые нормативные схемы архивирования и хранения документации. К тому же документооборот в стране постоянно растет, что вызывает необходимость оптимизации бизнес-процессов для сокращения издержек на хранение и обработку бумажных документов. По мнению профильных экспертов, стоимость информационного и документального обмена в цифровом формате в двадцать раз дешевле чем при использовании аналоговых средств электронной связи, в тридцать – чем по почте, в пятьдесят – чем при личном общении.
Наибольший эффект, уверены представители отрасли, законопроект получит только в том случае, если будет принят в согласованной с бизнесом редакции. Иначе при текущих условиях конверсия бумажных архивов в электронный формат не превысит 30%.
Доработки и согласования
По словам федерального координатора федерального проекта «ЕР» «Цифровая Россия», члена Комитета по информационной политике, информационным технологиям и связи Антона Немкина, закон проходит серьезные этапы доработки и согласования. «Организации и ведомства, которые заведуют систематизацией и организацией хранения документов, во многих случаях работают по нормам хранения документации, которые не менялись уже несколько десятилетий. Бумажные оригиналы все еще должны храниться от 1 года до 50 лет (в отношении тех документов, делопроизводство которых закончено после 1 января 2003 года). Совершенно очевидно, что в условиях широкой трансформации системы государственного управления и экономики страны перемены в этой сфере давно назрели. Нормы, которые бизнес и отраслевые эксперты предлагают закрепить, позволят оцифровать и хранить в цифровом виде со специальной защитой более 90% данных», – заметил парламентарий.
