Основные инструменты автоматизации проектного управления. Специальные инструменты для отдельных типов проектов

Общие подходы

Полковников Алексей Владимирович,
управляющий партнер, Группа компаний «Проектная Практика», председатель правления, Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ»

Необходимость применения систем автоматизации для поддержки процессов управления проектами ни у кого не вызывает сомнений. Многие методы управления проектами, собственно, и родились благодаря возможности компьютерного моделирования и анализа планов проектов. Сегодня разработано огромное количество программного обеспечения, позволяющего автоматизировать практически все процессы управления проектной деятельностью. Достаточно набрать поисковый запрос на нужную тему, и вы получите десятки страниц перечисления различных программных продуктов, доступных, в частности, в виде облачных сервисов. И здесь возникает проблема выбора подходящих инструментов и интеграции их в единую систему.

В настоящей статье рассматриваются ключевые моменты, определяющие построение информационной системы и выбор инструментов управления проектами.

Чтобы разобраться в этих инструментах и выбрать нужные, необходимо проанализировать, что предлагается на рынке. Но более важно понять собственные потребности: какие процессы управления, насколько глубоко и полно надо автоматизировать на конкретном проекте и в конкретной организации. Автоматизированная система управления редко создается командой проекта под конкретный проект. Как правило, руководители проектов и команды пользуются инструментами корпоративной системы управления проектами. То есть задача заключается в выборе и настройке программного обеспечения, которое на регулярной основе будет использоваться в организации с учетом особенностей реализуемых проектов и роли организации в осуществлении проектов (заказчик, подрядчик, поставщик и т. п.).

 

При определении объектов автоматизации полезно привязать инструменты для начала к уровням управления, а затем к процессам и методам проектного менеджмента. По объектам и уровням управления речь идет в основном о программном обеспечении управления отдельными проектами и портфелями проектов, но появляется все больше инструментов, облегчающих координацию проектов в рамках программ проектов. Максимальную эффективность обеспечивают системы, интегрированные по уровням управления и процессам. Например, используя системы управления только на уровне отдельных проектов, организации сложно будет обеспечить координацию и перераспределение ресурсов между проектами, согласование проектов между собой по получаемым результатам.

 

Что касается функций управления, то существуют инструменты автоматизации для всех предметных областей, обозначенных в базовом стандарте ГОСТ Р ИСО 21500 «Руководство по проектному менеджменту», включая управление содержанием проекта, сроками, ресурсами, затратами, рисками, поставками, качеством, коммуникациями и заинтересованными сторонами.

 

Основная цель автоматизации – повышение эффективности управления проектами в организации, что достигается за счет, во-первых, поддержки процессов принятия решений, во-вторых, взаимодействия участников проекта для исполнения решений и получения обратной связи. Интегрированная информационная система должна обеспечивать взаимосвязанное решение этих задач и соответственно включать инструменты, которые позволяют:

  • моделировать – разрабатывать, поддерживать в актуальном состоянии, анализировать и оптимизировать модели (планы) проектов, программ и портфелей проектов;
  • координировать – обеспечивать единое информационное пространство, сбор и обработку данных о ходе выполнения работ, а также коммуникации и регламентированные процедуры управления.

 

Инструменты моделирования проектов, программ, портфелей

 

Именно с моделирования проектов началась разработка инструментов автоматизации – это всем известное программное обеспечение календарного планирования и контроля проектов. Без таких инструментов, пожалуй, и сегодня не обойдется ни одна система. Классические продукты, включая очередные версии Microsoft Project и Oracle Primavera, продолжают пользоваться популярностью. Развитие этих систем идет в направлении повышения их интегрируемости с другими инструментами, перевода в облачные решения или предоставления инструментов в виде сервисов. Однако на рынке появилось довольно много упрощенных вариантов планировщиков, некоторые из них доступны бесплатно. Их применение ограничено небольшими несложными проектами, без возможности серьезных настроек и построения интегрированных моделей.

Появляются также решения для планирования отдельных типов проектов (строительство определенных типов инфраструктурных объектов, например, Trimble TILOS, разработка информационных систем, оказание услуг в виде проектов и др.). Можно найти инструменты, которые позволяют выбирать разные методы планирования работ, включая Agile, Stage-Gate, метод критической цепочки (например, Sciforma).

 

Организации, реализующие сложные, масштабные проекты, как правило, выстраивают собственную систему планирования и контроля, которая позволяет разрабатывать и поддерживать интегрированную модель проекта, сочетающую информацию по различным областям управления (сроки, затраты, поставки и т. п.). Интересным примером реализации такого подхода является разработанная в группе компаний АСЭ Госкорпорации «Росатом» система управления проектами на основе Multi-D-технологии, которая объединяет модели как создаваемого объекта (энергоблок АЭС и др.), так и процессов реализации проекта (календарные планы различного уровня детализации, управления затратами и обеспечения финансирования, планы поставок и обеспечения ресурсами, управление требованиями, изменениями, конфигурацией и т. д.).

 

Инструменты поддержки принятия решений на уровне портфелей проектов обеспечивают, с одной стороны, разработку и поддержку плана (модели) портфеля сверху вниз (от стратегии и целевых показателей развития организации), с другой – согласование и координацию на уровне планов проектов (с учетом текущих приоритетов и ограничений на ресурсы). В качестве примера решения в этой области можно привести Planview. Есть также производители программного обеспечения, которые в основном идут от решения задачи планирования и координации загрузки исполнителей на различных проектах (от ресурсов), например известное решение Wrike.

 

Комплексные решения в области управления портфелем проектов должны обеспечивать поддержку на более широком жизненном цикле инвестиций и включать поддержку предпроектной фазы (отбор проектов и формирование портфеля). Такие системы в качестве основных рассматривают задачи поддержки принятия решений по инвестициям и на уровне отдельных проектов, и на уровне портфеля в целом. Для обеспечения своевременного принятия решений и координации взаимодействия лиц, принимающих решения, при моделировании проектов используется гейтовая модель.

 

Пример такого решения – внедрение информационной системы управления инвестиционной деятельностью в Госкорпорации «Росатом» (ИС «Сириус») на платформе «АСУ-Инвест», которая обеспечивает:

  • автоматизацию ключевых и обеспечивающих процессов управления инвестиционным портфелем уровня госкорпорации, портфелями дивизионов и направлений бизнеса (формирование ежегодного портфеля, инициирование, моделирование, ранжирование, планирование, исполнение, завершение, актуализация, согласование, управление изменениями и др.);
  • автоматизацию гейтового подхода, совмещенного с методологией управления по контрольным точкам и точкам принятия инвестиционных решений на уровнях проектов, программ и портфеля в целом;
  • привязку финансирования к графику достижения результатов и др.

 

Функциональность информационной системы «Сириус» включает управление целевыми и финансовыми показателями, жизненными циклами и календарными планами проектов, запросами на изменения, реестрами и нормативно-справочной информацией, документами, рисками, оповещениями, конфигурацией и управление знаниями по реализованным проектам.

 

Инструменты обеспечения единого информационного пространства и взаимодействия

 

Программное обеспечение управления коммуникациями предназначено для организации взаимодействия участников проектной команды, поддержки процессов сбора, хранения, распространения и публикации информации (документов) по проекту. Как правило, используются средства создания порталов проектов и веб-технологии для доступа к информации.

 

Инструменты обеспечения единого информационного пространства включают следующие основные функции:

  • формирование структуры хранения, представления и актуализации информации о проекте;
  • обеспечение доступа участников проекта в соответствии с их ролью к информации о работах и поручениях, проблемах и изменениях и другой информации по проекту;
  • сбор отчетности о выполнении работ исполнителями, учет рабочего времени исполнителей;
  • обеспечение передачи и согласования информации между участниками проекта;
  • формирование сводной и аналитической отчетности о проекте;
  • управление документацией проекта и формирование архивов;
  • неформализованные каналы коммуникаций, блоги, обсуждения, оповещения и др.

 

Пример программного обеспечения данного класса – Projectplace, но можно использовать и универсальные инструменты создания информационно-коммуникационных пространств для команд.

 

В организациях, реализующих одновременно значительное количество различных проектов и программ, важной задачей является регламентация и обеспечение выполнения процессов управления проектов в соответствии с принятой в организации методологией. Автоматизированная система в этом случае, с одной стороны, предоставляет руководителю проекта и членам команды пошаговую поддержку соответствующих процессов, с другой – обеспечивает контроль соблюдения регламентов, что очень важно для координации проектов на уровне программы или портфеля.

 

Системы данного класса обеспечивают следующую функциональность:

  • описание и поддержка процессов управления в соответствии с регламентами и методологией проектного управления организации. Причем одновременно могут поддерживаться несколько принятых в организации методологий, соответствующих разным типам проектов. Например, если при начальном описании проекта по параметрам он относится к категории простых, то система ведет его по упрощенному набору процедур управления;
  • поддержка процессов управления проектом путем предоставления соответствующих инструментов, шаблонов документов, доступа к информации и автоматизированным согласованиям (по утвержденной матрице ответственности) и эскалации управленческих решений;
  • формирование отчетности о выполнении управленческих процессов, состоянии проекта и исполнительской дисциплине.

 

Подобные решения были реализованы в ряде российских организаций и для отдельных крупных проектов. Как правило, такие системы обеспечивают интеграцию основных инструментов управления проектами, включая инструменты планирования, анализа и коммуникаций. Например, на основе программного обеспечения ПМ «Форсайт» была создана государственная информационная система управления проектной деятельностью Приморского края и ряда других регионов России. Система стала площадкой взаимодействия участников команд проектов в целях обеспечения технологической поддержки процессов инициирования, планирования, сбора отчетности и мониторинга исполнения проектов. Помимо основных модулей системы (календарное планирование, управление рисками, ресурсами, финансами, продуктами, портфелями, договорами) в системе специально для проектного офиса Приморья были реализованы дополнительные модули – управление мероприятиями и программами. Была проведена интеграция с государственной информационной системой Приморского края Управления государственными программами, а также с системой документооборота «Практика».

 

Интересным является тренд на создание в комплексных ИТ-решениях функциональности, обеспечивающей оценку и планирование развития компетенций специалистов. Системы позволяют накапливать информацию об участии специалистов в разных проектах, сопоставлять их роль и показатели успешности этих проектов. Системы также поддерживают функции планирования и сопровождения развития компетенций, включая планирование развивающих мероприятий, формирование проектной команды с учетом уровня компетенций сотрудников.

В заключение еще раз подчеркнем, что создаваемая информационная система управления проектами неразрывно связана с принятой в организации методологией проектного управления. Используемое программное обеспечение и состав функций системы могут существенно различаться в зависимости от специфики проектов, организационной структуры и масштаба организации. Но в любом случае система должна обеспечивать решение следующих задач:

  • обеспечение лиц, принимающих решения, оперативной, достоверной информацией;
  • повышение качества планирования и контроля проектной деятельности;
  • повышение эффективности использования ресурсов проектов и организации;
  • повышение достоверности и скорости предоставления оперативной и аналитической отчетности;
  • обеспечение прозрачности управленческих процессов, включая согласование документации и управление изменениями;
  • повышение эффективности совместной работы проектных, в том числе виртуальных команд.

 

 

Поделиться:
Спецпроект

ИТ-стартапы в сезон венчурной зимы

Подробнее
Спецпроект

Платформа RPA на вырост. Ускоренная миграция с импортного решения на отечественное

Подробнее


Подпишитесь
на нашу рассылку