Общие подходы
управляющий партнер, Группа компаний «Проектная Практика», председатель правления, Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ»
Необходимость применения систем автоматизации для поддержки процессов управления проектами ни у кого не вызывает сомнений. Многие методы управления проектами, собственно, и родились благодаря возможности компьютерного моделирования и анализа планов проектов. Сегодня разработано огромное количество программного обеспечения, позволяющего автоматизировать практически все процессы управления проектной деятельностью. Достаточно набрать поисковый запрос на нужную тему, и вы получите десятки страниц перечисления различных программных продуктов, доступных, в частности, в виде облачных сервисов. И здесь возникает проблема выбора подходящих инструментов и интеграции их в единую систему.
В настоящей статье рассматриваются ключевые моменты, определяющие построение информационной системы и выбор инструментов управления проектами.
Чтобы разобраться в этих инструментах и выбрать нужные, необходимо проанализировать, что предлагается на рынке. Но более важно понять собственные потребности: какие процессы управления, насколько глубоко и полно надо автоматизировать на конкретном проекте и в конкретной организации. Автоматизированная система управления редко создается командой проекта под конкретный проект. Как правило, руководители проектов и команды пользуются инструментами корпоративной системы управления проектами. То есть задача заключается в выборе и настройке программного обеспечения, которое на регулярной основе будет использоваться в организации с учетом особенностей реализуемых проектов и роли организации в осуществлении проектов (заказчик, подрядчик, поставщик и т. п.).
При определении объектов автоматизации полезно привязать инструменты для начала к уровням управления, а затем к процессам и методам проектного менеджмента. По объектам и уровням управления речь идет в основном о программном обеспечении управления отдельными проектами и портфелями проектов, но появляется все больше инструментов, облегчающих координацию проектов в рамках программ проектов. Максимальную эффективность обеспечивают системы, интегрированные по уровням управления и процессам. Например, используя системы управления только на уровне отдельных проектов, организации сложно будет обеспечить координацию и перераспределение ресурсов между проектами, согласование проектов между собой по получаемым результатам.
Что касается функций управления, то существуют инструменты автоматизации для всех предметных областей, обозначенных в базовом стандарте ГОСТ Р ИСО 21500 «Руководство по проектному менеджменту», включая управление содержанием проекта, сроками, ресурсами, затратами, рисками, поставками, качеством, коммуникациями и заинтересованными сторонами.
Основная цель автоматизации – повышение эффективности управления проектами в организации, что достигается за счет, во-первых, поддержки процессов принятия решений, во-вторых, взаимодействия участников проекта для исполнения решений и получения обратной связи. Интегрированная информационная система должна обеспечивать взаимосвязанное решение этих задач и соответственно включать инструменты, которые позволяют:
- моделировать – разрабатывать, поддерживать в актуальном состоянии, анализировать и оптимизировать модели (планы) проектов, программ и портфелей проектов;
- координировать – обеспечивать единое информационное пространство, сбор и обработку данных о ходе выполнения работ, а также коммуникации и регламентированные процедуры управления.
Инструменты моделирования проектов, программ, портфелей
Именно с моделирования проектов началась разработка инструментов автоматизации – это всем известное программное обеспечение календарного планирования и контроля проектов. Без таких инструментов, пожалуй, и сегодня не обойдется ни одна система. Классические продукты, включая очередные версии Microsoft Project и Oracle Primavera, продолжают пользоваться популярностью. Развитие этих систем идет в направлении повышения их интегрируемости с другими инструментами, перевода в облачные решения или предоставления инструментов в виде сервисов. Однако на рынке появилось довольно много упрощенных вариантов планировщиков, некоторые из них доступны бесплатно. Их применение ограничено небольшими несложными проектами, без возможности серьезных настроек и построения интегрированных моделей.
Появляются также решения для планирования отдельных типов проектов (строительство определенных типов инфраструктурных объектов, например, Trimble TILOS, разработка информационных систем, оказание услуг в виде проектов и др.). Можно найти инструменты, которые позволяют выбирать разные методы планирования работ, включая Agile, Stage-Gate, метод критической цепочки (например, Sciforma).
Организации, реализующие сложные, масштабные проекты, как правило, выстраивают собственную систему планирования и контроля, которая позволяет разрабатывать и поддерживать интегрированную модель проекта, сочетающую информацию по различным областям управления (сроки, затраты, поставки и т. п.). Интересным примером реализации такого подхода является разработанная в группе компаний АСЭ Госкорпорации «Росатом» система управления проектами на основе Multi-D-технологии, которая объединяет модели как создаваемого объекта (энергоблок АЭС и др.), так и процессов реализации проекта (календарные планы различного уровня детализации, управления затратами и обеспечения финансирования, планы поставок и обеспечения ресурсами, управление требованиями, изменениями, конфигурацией и т. д.).
Инструменты поддержки принятия решений на уровне портфелей проектов обеспечивают, с одной стороны, разработку и поддержку плана (модели) портфеля сверху вниз (от стратегии и целевых показателей развития организации), с другой – согласование и координацию на уровне планов проектов (с учетом текущих приоритетов и ограничений на ресурсы). В качестве примера решения в этой области можно привести Planview. Есть также производители программного обеспечения, которые в основном идут от решения задачи планирования и координации загрузки исполнителей на различных проектах (от ресурсов), например известное решение Wrike.
Комплексные решения в области управления портфелем проектов должны обеспечивать поддержку на более широком жизненном цикле инвестиций и включать поддержку предпроектной фазы (отбор проектов и формирование портфеля). Такие системы в качестве основных рассматривают задачи поддержки принятия решений по инвестициям и на уровне отдельных проектов, и на уровне портфеля в целом. Для обеспечения своевременного принятия решений и координации взаимодействия лиц, принимающих решения, при моделировании проектов используется гейтовая модель.
Пример такого решения – внедрение информационной системы управления инвестиционной деятельностью в Госкорпорации «Росатом» (ИС «Сириус») на платформе «АСУ-Инвест», которая обеспечивает:
- автоматизацию ключевых и обеспечивающих процессов управления инвестиционным портфелем уровня госкорпорации, портфелями дивизионов и направлений бизнеса (формирование ежегодного портфеля, инициирование, моделирование, ранжирование, планирование, исполнение, завершение, актуализация, согласование, управление изменениями и др.);
- автоматизацию гейтового подхода, совмещенного с методологией управления по контрольным точкам и точкам принятия инвестиционных решений на уровнях проектов, программ и портфеля в целом;
- привязку финансирования к графику достижения результатов и др.
Функциональность информационной системы «Сириус» включает управление целевыми и финансовыми показателями, жизненными циклами и календарными планами проектов, запросами на изменения, реестрами и нормативно-справочной информацией, документами, рисками, оповещениями, конфигурацией и управление знаниями по реализованным проектам.
Инструменты обеспечения единого информационного пространства и взаимодействия
Программное обеспечение управления коммуникациями предназначено для организации взаимодействия участников проектной команды, поддержки процессов сбора, хранения, распространения и публикации информации (документов) по проекту. Как правило, используются средства создания порталов проектов и веб-технологии для доступа к информации.
Инструменты обеспечения единого информационного пространства включают следующие основные функции:
- формирование структуры хранения, представления и актуализации информации о проекте;
- обеспечение доступа участников проекта в соответствии с их ролью к информации о работах и поручениях, проблемах и изменениях и другой информации по проекту;
- сбор отчетности о выполнении работ исполнителями, учет рабочего времени исполнителей;
- обеспечение передачи и согласования информации между участниками проекта;
- формирование сводной и аналитической отчетности о проекте;
- управление документацией проекта и формирование архивов;
- неформализованные каналы коммуникаций, блоги, обсуждения, оповещения и др.
Пример программного обеспечения данного класса – Projectplace, но можно использовать и универсальные инструменты создания информационно-коммуникационных пространств для команд.
В организациях, реализующих одновременно значительное количество различных проектов и программ, важной задачей является регламентация и обеспечение выполнения процессов управления проектов в соответствии с принятой в организации методологией. Автоматизированная система в этом случае, с одной стороны, предоставляет руководителю проекта и членам команды пошаговую поддержку соответствующих процессов, с другой – обеспечивает контроль соблюдения регламентов, что очень важно для координации проектов на уровне программы или портфеля.
Системы данного класса обеспечивают следующую функциональность:
- описание и поддержка процессов управления в соответствии с регламентами и методологией проектного управления организации. Причем одновременно могут поддерживаться несколько принятых в организации методологий, соответствующих разным типам проектов. Например, если при начальном описании проекта по параметрам он относится к категории простых, то система ведет его по упрощенному набору процедур управления;
- поддержка процессов управления проектом путем предоставления соответствующих инструментов, шаблонов документов, доступа к информации и автоматизированным согласованиям (по утвержденной матрице ответственности) и эскалации управленческих решений;
- формирование отчетности о выполнении управленческих процессов, состоянии проекта и исполнительской дисциплине.
Подобные решения были реализованы в ряде российских организаций и для отдельных крупных проектов. Как правило, такие системы обеспечивают интеграцию основных инструментов управления проектами, включая инструменты планирования, анализа и коммуникаций. Например, на основе программного обеспечения ПМ «Форсайт» была создана государственная информационная система управления проектной деятельностью Приморского края и ряда других регионов России. Система стала площадкой взаимодействия участников команд проектов в целях обеспечения технологической поддержки процессов инициирования, планирования, сбора отчетности и мониторинга исполнения проектов. Помимо основных модулей системы (календарное планирование, управление рисками, ресурсами, финансами, продуктами, портфелями, договорами) в системе специально для проектного офиса Приморья были реализованы дополнительные модули – управление мероприятиями и программами. Была проведена интеграция с государственной информационной системой Приморского края Управления государственными программами, а также с системой документооборота «Практика».
Интересным является тренд на создание в комплексных ИТ-решениях функциональности, обеспечивающей оценку и планирование развития компетенций специалистов. Системы позволяют накапливать информацию об участии специалистов в разных проектах, сопоставлять их роль и показатели успешности этих проектов. Системы также поддерживают функции планирования и сопровождения развития компетенций, включая планирование развивающих мероприятий, формирование проектной команды с учетом уровня компетенций сотрудников.
В заключение еще раз подчеркнем, что создаваемая информационная система управления проектами неразрывно связана с принятой в организации методологией проектного управления. Используемое программное обеспечение и состав функций системы могут существенно различаться в зависимости от специфики проектов, организационной структуры и масштаба организации. Но в любом случае система должна обеспечивать решение следующих задач:
- обеспечение лиц, принимающих решения, оперативной, достоверной информацией;
- повышение качества планирования и контроля проектной деятельности;
- повышение эффективности использования ресурсов проектов и организации;
- повышение достоверности и скорости предоставления оперативной и аналитической отчетности;
- обеспечение прозрачности управленческих процессов, включая согласование документации и управление изменениями;
- повышение эффективности совместной работы проектных, в том числе виртуальных команд.
