На вебинаре «Импортозамещение для ИТ-директоров: как выстроить управляемую ИТ-среду без Jira и MS Project», организованном компанией Wone IT, эксперты пояснили, почему зарубежные программные инструменты сейчас больше мешают, чем помогают, как отказаться от импортных сервисов и при этом повысить эффективность управления проектами. В ходе демонстрации платформы Kaiten специалисты подчеркнули, что отечественное решение учитывает слабые места импортных аналогов и обходится дешевле.
Компания WONE IT – системный интегратор комплексных ИТ-услуг, решений и технологий для бизнеса, в том числе услуг по ИТ-консалтингу. Бренд WONE IT появился в 2022 г., хотя команда специалистов, представленная в РФ и странах СНГ, начала работать в 2007-м. Дело в том, что компания была образована три года назад в результате слияния российских подразделений системного интегратора «Авара Ай Ти» и международного холдинга SoftwareONE (до 2018 г. Comparex и до 2012-го – PC-WARE).
Структурная трансформация помогла сделать новый рывок. Мультивендорная компания WONE IT объединила экспертизу внедрения, локализации и поддержки сложных бизнес-приложений, широкий портфель партнерских контрактов с международными и российскими вендорами и развитую систему продаж.
В числе основных направлений деятельности компании – искусственный интеллект и машинное обучение. WONE IT адаптирует к задачам клиентов готовые ИИ-решения или разрабатывает новые. Из предлагаемой широкой линейки продуктов для бизнеса эксперты подбирают решения, которые помогают управлять проектами, задачами и оптимизировать процессы.
Больше мешает, чем помогает
Комментируя тенденцию импортозамещения, руководитель отдела продаж компании Wone IT Москва Светлана Мазеева пояснила, почему иностранное ПО сейчас больше мешает, чем помогает. Основная причина – безопасность. Данные лежат в чужом облаке, не видно, кто и когда туда заходит, невозможно своевременно отреагировать в случае ЧП. В результате растут риски утечек, взломов, проблем с соблюдением стандартов.
Еще одна причина в том, что для приобретения зарубежных лицензий нужны иностранные карты или посредники. Для каждого сервиса, как правило, требуется своя лицензия. И бюджеты страдают, и ИТ-отдел тонет в бумагах. При этом сохраняется высокий риск блокировки иностранной системы.
Помимо того, что «зоопарк» разрозненных систем доставляет неудобства, постоянно растут требования к безопасности данных. Закон постепенно закрывает двери для зарубежного ПО. В нынешних реалиях привычные сервисы в любой момент могут оказаться недоступными.
Все это приводит к тому, что переход на российские решения становится необходимостью. Однако в сфере управления сделать это нужно молниеносно, чтобы ни один проект или сделка не остановились из-за смены софта.
Сохранить привычные процессы и даже прокачать управление проектами можно, если воспользоваться, например, продуктом одного из партнеров WONE IT – компании Kaiten. Так Светлана Мазеева передала слово тренеру и консультанту по методу «Канбан», эксперту Kaiten Марии Савельевой.
Управление процессами и командами
Kaiten – российская платформа для управления проектами и задачами, ориентированная на адаптацию и постепенное улучшение процессов. К настоящему времени сотни компаний выбрали систему на замену аналогичному решению Jira.
В частности, X5 Group перевела из Jira 7,5 тыс. пользователей и перенесла сложные процессы в Kaiten. Более 10 тыс. задач из Jira в Kaiten перенес Росагролизинг, на что ушел всего месяц. В DeepVoice Labs после миграции в том же направлении пожалели, что не сделали этого раньше.
Полностью отечественное решение Kaiten входит в топ-5 сервисов по управлению проектами. По словам Марии Савельевой, Kaiten – это не просто сервис для отслеживания выполнения задач (специалисты называют его таск-трекером), а своего рода философия, единое информационное пространство для удобного управления процессами, командами и компаниями.
Изначально Kaiten создавался для работы по методу «Канбан». В его основе – канбан-доски, которые отражают этапы работы. По мере доработки платформы с учетом потребностей клиентов ее функциональность значительно расширилась.
«Построить дом» в Kaiten
Большая часть презентации эксперта была посвящена демонстрации работы в системе. В рамках предоставления консалтинговых услуг специалисты часто рекомендуют клиентам именно Kaiten как российское и к тому же оптимальное решение. Его можно настроить под любой процесс. Коробочная версия устанавливается на сервер заказчика.
«Для меня самым крутым являются адекватная поддержка и такие же доработки. Понятный интерфейс, и не надо глубоко разбираться в ИТ, чтобы начать использовать Kaiten», – пояснила эксперт. В Kaiten сегодня организована работа и энергетических компаний (весь производственный процесс перенесли в Kaiten), и образовательных фондов, и институтов.
В ходе демонстрации эксперт показала, как выглядит рабочее пространство с цифровыми канбан-досками, на которых фиксируются этапы рабочего процесса. На доске – карточки, сгруппированные по типу колонок и дорожек. Карточка – это, по сути, задача с необходимой информацией (статус, ответственный, участники, чек-лист, комментарии, ссылки).
На примере конкретного проекта «Построить дом» было показано, как создать под него доску. Многое можно кастомизировать, например, самостоятельно задать типы карточек (пользователям Jira для этого нужно обращаться к администратору), добавлять поля.
Всего несколько кликов, и определены этапы демонстрационного проекта: разработка концепции, дизайн-проект, подбор подрядчиков, закупка, согласование, производство, приемка. Когда этапы готовы, можно оформить шаблонные чек-листы, конвертировать их в «дочерние» карточки, которые видны в «родительской» (первой, созданной для проекта «Построить дом») в виде списка.
В системе рекомендуется настроить ограничения, которые защищают от ошибок, допущенных, в частности, по невнимательности. Например, если пользователь не прикрепил договор, файл и т. п., он не сможет перевести карточку в статус готовой. В Kaiten предусмотрен список востребованных на практике ограничительных условий.
Не вызовет трудностей и управление задачами, которые выполняются параллельно. В таком случае задачи связываются с вехой. В рамках управления ресурсами можно добавлять в карточки исполнителей и планировать, сколько времени им потребуется на выполнение задания, распределять объем работы между сотрудниками. Пользователи могут быть виртуальными, для них нужно приобретать лицензию.
К услугам пользователей опция подсказок – достаточно кликнуть на знак вопроса. Ответ – из базы знаний Kaiten. «Такой базы знаний нет ни у кого, и если вы умеете искать, то найдете все, что угодно», – заметила эксперт. Например, предприятию предстоит мигрировать из Jira в Kaiten, непонятно, с чего начать, разработчика нет и нанимать его не планируется. В такой ситуации можно ввести в поисковой строке запрос «импорт» и получить подробный ответ на вопрос о регистрации и импорте задач из других систем. Здесь же подробная инструкция (гайд) для тех, кто отказывается от зарубежного сервиса в пользу Kaiten.
Полезная функция – автоматизация, можно настроить уведомления о том, что срок выполнения задачи истекает. В Kaiten предусмотрены роли администратора, редактора, комментатора, пользователей.
Весьма наглядны блокировки. Например, нельзя начать дизайн-проект, пока не будут определены функциональные потребности. Все это видно в карточке блокировки. В Jira так же, но блокировка будет недоступна, если нет соответствующей карточки.
Еще одно преимущество российского решения – удобная статистика для метода «Канбан». В накопительной диаграмме потока можно посмотреть срез на день, поискать узкие места. Опция «контрольный график» позволяет оценить время выполнения задачи, что дает возможность адекватно прогнозировать срок выполнения работы (на основе статистики).
Резюмируя сказанное экспертами, можно отметить, что в перечне достоинств Kaiten – простота входа и настройки, разнообразие досок в едином пространстве, условий блокировок, удобная визуализация отчетов, возможность создания шаблона проекта, богатая база знаний, гибкая настройка уведомлений, дружелюбный интерфейс и адекватная поддержка.
При этом важно учитывать, что Kaiten – это не подражание зарубежному сервису, а трекер с иными возможностями. Пользователи Jira, как правило, вынуждены были приобретать пакет (в нем много всего, в том числе и ненужного конкретной компании). В Kaiten доступен выбор модулей исходя из бизнес- или производственных потребностей.
В конце вебинара слушателей пригласили самостоятельно опробовать Kaiten в деле, предоставив пробный период на использование тарифа Pro в течение 30 дней. В спецпредложение были включены базовые функции для управления проектами и любые шесть дополнительных модулей по выбору.
