На вебинаре «Топ ключевых дашбордов в “1С” для руководителя» эксперты компаний «1С», «Первые ИТ» и «РУ-Техника» раскрыли алгоритмы построения дашбордов для финансового блока и операционного контроля на примере реальных кейсов, рассказали о возможностях BI-системы «1С: Аналитика». Применение этого инструмента помогает решить ряд проблем менеджмента при анализе данных. Лаконичные и информативные дашборды меняют подход к управлению, утверждают специалисты.
В начале вебинара собственник компании «Первые ИТ» Алексей Курашов отметил проблемы, связанные с применением традиционных отчетов. Содержащиеся в них статичные данные затрудняют отслеживание тенденций. В частности, невозможно сравнивать показатели аналогичных периодов, поэтому неочевидна динамика деятельности предприятия.
При составлении традиционных отчетов вручную появляются ошибки, допускаемые, например, при переносе данных. Пока данные обрабатываются, информация устаревает, что представляет серьезную проблему для бизнеса. Кроме того, сформированные по старинке отчеты (с большими объемами текста и пространными таблицами) сложно воспринимаются. Представленные в табличной форме данные (без их визуализации) замедляют принятие решений.
По словам эксперта, правильно построенные дашборды с показателями, структурированными по различным критериям, приносят больше пользы, чем материалы с данными, просто собранными вместе, так как помогают обнаружить закономерности.
Формирование отчетности в отрыве от потребностей заказчика, так называемые отчеты для всех, – не менее актуальная проблема. Примеры, приведенные в ходе вебинара, показывали результаты работы с активным участием пользователей материалов.
Для преодоления проблем, свойственных традиционным отчетам, на основе которых принимаются запоздалые решения (приводящие к потерям ресурсов и денег), эксперты рекомендуют изменить подход к построению управленческой отчетности и применять современные методы.
В компании «Первые ИТ», предлагающей услуги консалтинга создания управленческой отчетности, используют инструмент «1С: Аналитика» и методологию сбалансированной системы показателей. Ее преимущества в том, что отчеты доступны на компьютере, планшете или телефоне в любом месте, обеспечивается мгновенный доступ к ключевым показателям бизнеса. Удобная визуализация данных в реальном времени дает возможность понять, что происходит на самом деле. Информация обновляется автоматически, обеспечивается ее глубокий анализ, не нарушаются причинно-следственных связи.
Современные подходы к созданию отчетов и дашбордов реализуются на основе BI-системы «1С: Аналитика» как части платформы «1С: Предприятие 8». Этот инструмент для работы с бизнес-показателями в удобном интерфейсе позволяет формировать аналитическую отчетность, а по сути – строить систему управления бизнесом. С помощью веб-приложения можно смотреть отчеты на любых устройствах, даже телевизоре.
В рамках демонстрации выполненных компанией проектов Алексей Курашов привел примеры дашбордов для финансового блока, отражающих все, что касается доходов, расходов, оценки маржинальности, рентабельности, прибыльности, баланса и других показателей. Например, на диаграмме в центре одного из дашбордов видно, что расходы компании растут. Они показаны по кварталам, сразу прослеживается их динамика. Доступны расходы в разрезе месяцев по годам, показатели можно сравнивать.
Отчеты по бизнес-процессам для операционного блока показывают, насколько предприятие способно обеспечить выполнение финансовых планов и достигнуть поставленных целей. В этом большом блоке отчетов представлены управление заявками, продажи, сделки отдела и компании в целом. Для анализа сделок предлагаются дашборды, показывающие состояние системы продаж, уровень загрузки менеджеров. Отдельные дашборды посвящены новым клиентам, повторным продажам, эффективности товарооборота, производства продукции и т. д.
Эксперт продемонстрировал стратегическую панель управления компанией, составленную по методологии сбалансированной системы показателей (финансы, клиенты, рынок, бизнес-процессы и сотрудники). В конце выступления Алексей Курашов подчеркнул преимущества внедрения аналитической отчетности: оперативность принятия решений, мгновенный доступ в режиме онлайн к актуальным данным, показателям бизнеса, возможность быстрого реагирования на изменения рынка, принятия корректирующих мер.
По словам эксперта, чем детальнее анализ на нижних операционных уровнях, тем быстрее принимается решение. Визуализация ключевых метрик доступна в форме, которую можно отслеживать в реальном времени. Использование такой методологии позволяет оптимизировать ресурсы. Проблемные зоны обнаруживаются до возникновения критических ситуаций, а нагрузка распределяется между подразделениями.
При структурировании и компоновке данных не нарушаются причинно-следственные связи. Повышение эффективности достигается благодаря автоматизации процесса создания отчетов, исключению ошибок, допускаемых при ручном сборе данных. Экономический эффект становится возможным благодаря снижению затрат на подготовку отчетности, оптимизации процессов, росту производительности труда и повышению рентабельности бизнеса.
Предлагаемыми возможностями воспользовалась, в частности, компания «РУ-Техника» из Екатеринбурга, которая выпускает блок-контейнеры для дизельных генераторных установок и продает продукцию на территории России – от Калининграда до Камчатки. Руководитель ООО «РУ-Техника» Георгий Шакиров рассказал, почему решили внедрить BI-систему, какие показатели анализируют, как настроены дашборды и какие преимущества получили от внедрения. Методология системы аналитики реализована в виде системы сбалансированных показателей (финансы, бизнес-процессы, клиенты, рынок).
В 2024 г. предприятие поставило цель обеспечить выручку 1 млрд руб., и тогда же его руководство обратилось в компанию «Первые ИТ» с просьбой помочь визуализировать текущие показатели, чтобы понять, насколько производство приближается к решению задачи. Первым делом визуализировали финансовые показатели. Дашборды показывают сводные данные выручки по отгрузке, кассовой выручки. Тепловая карта отражает лучший и худший месяцы, динамику год к году. Такая информация доступна и в программах «1С», но чтобы ее увидеть, предварительно надо открыть, условно говоря, три отчета, а в некоторых случаях – пять, и тогда лишь можно проследить динамику, погрузиться в детали.
Менеджер продукта Фирмы «1С» Алексей Алексеев называет аналитику источником суперсилы успешного руководителя, поскольку она помогает принимать взвешенные решения на основе данных, ставить амбициозные, но достижимые цели, управлять рисками, находить и исправлять ошибки, избавляет от рутины, освобождая пространство для инноваций.
Для аналитики главное – качественные данные. Работа в экосистеме «1С» обеспечивает их качество. Все документы аккуратно записаны, связаны со справочниками, отражены в регистрах. В период цифровизации это своего рода золотая жила, с помощью которой можно получать аналитику для принятия решений, оказывать влияние на будущий результат. Инструмент «1С: Аналитика» подключается к информационной базе предприятия, превращая учетную систему в аналитическую.
Сама по себе аналитика – это большая сводная таблица, под «капотом» любой диаграммы тоже обычная таблица, а в ней измерения и факты. Список всех функций «1С: Аналитика» описан в редакторе, можно ознакомиться с примерами использования. В системе легко создавать копии любых дашбордов, диаграмм и обмениваться ими. У каждого отчета есть веб-ссылка – можно отправить коллегам, обсудить по ВКС.
Светлана Иванова, Connect
