На ежегодной онлайн-конференции «ТОиР СБ 2026», посвященной вопросам техобслуживания и ремонта систем, эксперты рассказали об особенностях ведения электронного журнала эксплуатации систем противопожарной защиты, представили соответствующие кейсы и типовые замечания инспекторов МЧС. Несмотря на преимущества фиксации событий в электронном виде, на многих объектах продолжается ведение бумажных журналов.
Предпосылкой к переходу на ведение электронного журнала систем противопожарной защиты (СППЗ) служит глобальный тренд на цифровизацию процессов. Государство поощряет данную тенденцию, контрольно-надзорная деятельность также развивается в направлении расширения списка цифровых процессов.
Участники конференции заострили внимание на юридических и практических аспектах оформления журнала в электронном виде. Правовые основы для перехода на электронное ведение журнала эксплуатации СППЗ и опыт проверки таких объектов представил старший инспектор отдела департамента надзорной деятельности и профилактической работы МЧС России Роман Гельмес.
На факторах заинтересованности участников рынка в цифровом или бумажном журнале заострил внимание технический директор НПО «Бастион» Владимир Лифшиц.
Преимуществам ведения журнала эксплуатации СППЗ в электронном виде на охраняемых объектах с оборудованием Bolid посвятил свое выступление руководитель отдела технической поддержки АО НВП «Болид» Максим Горяченков.
Обезличенным примером ведения электронного журнала эксплуатации СППЗ поделилась ведущий специалист компании Okdesk по автоматизации в индустрии безопасности Дарья Третьякова.
В ходе круглого стола эксперты обменялись мнениями, в частности, речь шла о целесообразности перехода в «цифру».
В начале разговора руководитель отдела развития отраслевых решений компании Okdesk Игорь Кудинов заметил, что оцифровка дает возможность автоматизировать процесс заполнения журнала таким образом, чтобы на формальную процедуру не тратить дополнительных ресурсов. В этом заключается одно из операционных и экономических преимуществ этой инициативы. Сам по себе электронный журнал не несет ценности для процесса ТО и ремонта.
По мнению технического директора НПО «Бастион» Владимира Лифшица, если на предприятии внедрена система управления техобслуживанием, то электронный журнал существует, и даже более подробный, чем требуется. При наличии реального надзора над процессом техобслуживания все материалы документируются. В таком случае преимущество имеют не только крупные компании, которые процесс автоматизировали. И это реальные предпосылки к тому, чтобы не возиться с заполнением бумажного журнала и не загружать персонал дополнительной работой.
Аналогичного мнения придерживается ведущий специалист компании Okdesk по автоматизации в индустрии безопасности Дарья Третьякова Журнал является итогом работ на объекте в области средств противопожарной защиты. Если этот процесс оцифровать, то электронный журнал появляется сам собой, и нет необходимости вводить дополнительную бюрократическую нагрузку.
По словам руководителя отдела технической поддержки АО НВП «Болид» Максима Горяченкова, цифровизация – это всегда прозрачность, что важно для заказчика. В ней заинтересованы, например, крупные сетевые структуры, которые должны контролировать процесс обслуживания оборудования и систем. Например, сеть торговых центров из десятков магазинов в городе нанимает подрядчиков, которые отвечают за техобслуживание. При этом одному инженеру по пожарной безопасности в сетевой структуре непросто следить за происходящим во всех торговых точках, узнавать, как справляются с обязанностями приглашенные исполнители. Цифровизация этих процессов для инженера сетевой структуры – это возможность грамотно администрировать действия подрядчиков. В то же время прозрачность может быть и «минусом» для некоторых процессов. Этим эксперт объясняет отсутствие массового внедрения электронного журнала.
Игорь Кудинов отметил, что прозрачность содействует преемственности: легко передать из рук в руки эксплуатируемую систему, информацию о том, когда, в каком количестве, объеме и качестве проводились соответствующие работы, каково фактическое состояние системы. Со временем прозрачность становится ценным нематериальным ресурсом.
Данное суждение, по мнению Владимира Лифшица, справедливо при соблюдении ряда условий: наличие системы автоматизации процесса ТО, к журналу прикреплены справочные данные, что называется «история болезни», описывающая, где чаще возникают сбои, неисправности, ложные срабатывания. Обновляемыми данными можно воспользоваться, отфильтровать необходимые сведения и события. В противном случае электронный журнал может сводиться к записи о том, что техобслуживание за месяц выполнено. Важно, чтобы электронный журнал был наполнен лентой реальных событий, при необходимости в них можно заглянуть, увидеть выполненную работу, договоренности, конкретные действия, акты дефектовки, другие документы, а также электронные подписи обеих сторон.
Очевидна польза электронного журнала в спорных случаях, когда исполнителю, например, пришлось согласиться на работы на невыгодных условиях. В частности, для него важны отметки, что он своевременно сообщал заказчику о неисправности системы. Это служит аргументом на этапе «разбора полетов», выяснения, кто прав (лицензиат, правообладатель объекта), особенно если такой журнал ведется в условном облаке, на которое не может повлиять ни одна из сторон, чтобы задним числом что-то исправить.
Эксперты разошлись во мнениях относительно проблем перехода на ведение электронного журнала. Представитель регулятора Роман Гельмес таковых не видит. Прозрачный механизм позволяет обеспечить юридическую защиту как ответственному за эксплуатацию здания, так и привлекаемой им сервисной организации. Общими усилиями можно обеспечить и безопасность объекта, и корректное выполнение процесса.
Одним из препятствий к переходу на электронный журнал СППЗ Дарья Третьякова назвала нежелание столкнуться с инспектором, который просит предоставить бумажный журнал. С этим аргументом не согласился Роман Гельмес. По его словам, инспектора бояться не надо. Действует система досудебного обжалования действий и решений контрольно-надзорного органа, должностных лиц. В рамках открытости контрольно-надзорной деятельности предусмотрены чек-листы, в которых прописан механизм соблюдения обязательных требований. За очерченные ими пределы инспектор выходить не вправе.
В электронном журнале необходимо отражать проведение регламентных работ, которые определяются на основе технической документации средств, используемых в обслуживаемых системах; результаты эксплуатационного контроля и испытаний. Этот перечень может быть расширен. Журнал ведется в том объеме, который определяется лицом, ответственным за эксплуатацию здания.
Об экономической и операционной целесообразности ведения электронного журнала можно судить по результатам перехода. При этом собственно переход, как и любое изменение в организации, требует определенных затрат и усилий. Для того чтобы переориентировать людей на выполнение более эффективной деятельности и получение более высокого заработка, нужно изменить стереотип их действий, заметил Владимир Лифшиц. Не стоит рассчитывать, что все произойдет само собой, даже если внедрена система автоматизации, объект оцифрован, определены конфигурации, регламенты в виде чек-листов и т. д. Инженер, добросовестно выполняющий обязанности, привык делать в журнале элементарную запись и вести протокол по-другому для него поначалу может быть затруднительно. Менеджер, который организует нововведение, должен будет внести изменения в настройки средства автоматизации и т. п.
И все же игра стоит свеч, утверждают эксперты. Ведение электронного журнала эксплуатации СППЗ, несомненно, выгодно – начиная с определенной сложности объектов или объема заказов. Для небольших организаций, где не внедрены средства автоматизации, такой переход остается дискуссионным вопросом.
Преимущества перехода на ведение электронного журнала очевидны для каждой стороны. Прежде всего это связано с прозрачностью, оптимизацией бюрократических типовых процедур и действий, обеспечением преемственности и доступа к информации на объектах. Со стороны регулятора все условия для перехода в «цифру» есть. Если несколько лет назад стороны должны были пользоваться квалифицированной электронной подписью, что стоит денег, то к настоящему времени требование упростили. Подходит простая электронная подпись, которой может быть задокументировано определенное действие в системе, например, перевод работ из выполненных в принятые.
Светлана Иванова, Сonnect
