Компания «Первый Бит» провела вебинар, посвященный вопросам внедрения типовой ERP-системы. В ходе мероприятия эксперт рассказал об ожиданиях потенциальных пользователей от «коробочного» решения, развеял некоторые заблуждения, предложил варианты преодоления функционального дефицита и обоснования выбора, без которого не обходится реализация подобных проектов.
В начале вебинара руководитель проектного направления 1С: ERP компании «Первый Бит» Александр Михайлов напомнил, что системы корпоративного уровня на платформе «1С: предприятие», разработанные специально для организаций, отличаются высокой производительностью, масштабируемостью и безопасностью. Такие решения предназначены для комплексной автоматизации предприятия, его бизнес-процессов в режиме одного окна.
На этапе их разработки закладывается методология, которая охватывает все блоки автоматизируемой экосистемы. При этом особое внимание уделяется управлению большими объемами данных, оптимизации системы, ее масштабируемости (в частности, в холдинговых структурах) и эффективности работы предприятия.
Предпосылки, стимулы и риски
В настоящее время ERP-системы востребованы компаниями, которые вынуждены отказываться от иностранного ПО. Среди предпосылок перехода с зарубежных на отечественные программные продукты эксперт отметил санкционную политику, проблемы с поддержкой и лицензированием ПО, нехватку специалистов и высокие затраты на обслуживание импортных систем. В этом же ряду – необходимость соблюдения российского законодательства и недостаточная функциональность решений (в частности, небольших систем точечной автоматизации) для бизнес-задач компании. Современные отечественные программные продукты этих минусов лишены.
Предприятиям, которые намерены продолжать пользоваться иностранным ПО (а такие есть), эксперт рекомендует оценить ряд рисков, связанных, например, с сохранностью данных в системе (как показывает практика, к иностранным облакам внезапно может закрыться доступ). Сегодня иностранные вендоры в меньшей степени ориентируются на российский рынок, что сказывается на поддержке законодательных изменений в их системах (остановлена или ведется на минимальном уровне). Приходится принимать во внимание и тот факт, что стоимость владения иностранным программным продуктом будет увеличиваться, как и расходы на масштабируемость системы.
Актуальность внедрения отечественного программного обеспечения продиктована требованиями приказа Минцифры № 21 (госучреждения обязаны использовать российские программные продукты), отсутствием риска ограничения доступа к ПО, развитием и регулярным обновлением продуктов, обеспечением безопасного хранения данных на территории России.
Совместно с «1С» предприятия могут оптимизировать свой путь к импортозамещению. У компании более полусотни самостоятельных отраслевых решений, обеспечивается легкая интеграции «1С: Предприятия» с другими сервисами. Система «1С: ERP» рассчитана на корневую или базовую автоматизацию, расширение которой предусмотрено за счет отраслевых решений. Вендор предлагает примерно три десятка модулей, которые не только дополняют функциональность «коробочного» ERP-решения, но и учитывают специфику сферы бизнеса заказчика.
О внедрении ERP-решения задумываются компании, которым предстоит переходить с системы «1С: Управление производственным предприятием» (иногда специалисты называют ее предыдущей версией ERP). Эксперт напомнил, что с 2026 г. поддержка и обновление «1С: УПП» прекращаются. Сейчас в типовой коробке «1С: УПП» учитываются изменения законодательства только со статусом «критично». Фирма «1С» стимулирует переход на современные программные продукты, поэтому стоимость поддержки «1С: УПП» увеличивается – с 2022 г. необходимо заключать отдельный договор. Все меньше становится специалистов, которые готовы развивать и поддерживать этот продукт – рынок переориентируется на перспективные решения.
Возможности из «коробки»
«Коробочное» решение предоставляет предприятиям ряд возможностей в сфере автоматизации учета, управления предприятием и интеграции с другими системами. В частности, типовые решения «1С» позволяют автоматизировать различные аспекты учета – бухгалтерский, налоговый, управление персоналом. На основе «коробочного» решения можно обеспечить управление такими аспектами деятельности предприятия, как планирование, закупки, продажи, производство, связав все это в единый контур.
В типовом решении предусмотрены определенные инструменты интеграции с другими системами. В частности, интеграция может быть обеспечена с системами управления складом, управления проектами и т. д., что упрощает обмен данными между ними.
В то же время следует учитывать ряд ограничений, характерных для типовых решений. Например, функциональные возможности ограничиваются требованиями законодательства и универсальными бизнес-процессами, не учитываются корпоративные особенности, накопившиеся за годы использования предыдущих решений по автоматизации и продуктов, которые обеспечивают уникальные рыночные преимущества. Поэтому компаниям потребуется доработка системы. Интеграция обеспечивается между типовыми «коробочными» решениями, предоставляемыми «1С». При плавном переходе с зарубежных решений в таком случае не обойтись без схем временной интеграции.
В ходе вебинара эксперт перечислил ситуации, когда возможностей типового решения может быть недостаточно. Первая – заказчику необходимо перенести из предыдущих систем часть функциональности. Вторая – отсутствие возможности изменения бизнес-процессов под типовую функциональность. Третья – наличие в компании уникальных бизнес-процессов. Четвертая – неудачный опыт автоматизации, когда особенности компании не были учтены. В таком случае переход на современное ПО, экономия на поддержке и внедрение типового решения не принесут результата, на который рассчитывали. Пятая ситуация – сложная организационная структура с большим количеством внутренних регламентов. Шестая – компания недооценивает уникальность своих требований и особенностей бизнес-процессов.
Адаптация форм документов
На примере образца заполнения платежного поручения эксперт пояснил, как и почему типовую его форму из «коробки» необходимо дорабатывать. С таким мнением согласилось большинство слушателей вебинара. Предложенной в типовом решении формой можно пользоваться, но с учетом потребностей бизнеса ее, как правило, приходится адаптировать. Такая опция реализуется компанией в проектах внедрения. «1С» предлагает соответствующие инструменты доработки (например, через расширение), которые позволяют не затрагивать конфигурацию основного решения.
На вебинаре было показано, как выглядят доработанные по просьбе заказчиков формы: универсального передаточного документа (его адаптация особенно актуальна для маркетплейсов), заказа клиента (на основе таких документов система планирует производственный блок, закупки и т. п.), сборки (разборки) товаров, заданий на перевозку. Доработанная форма заказа клиента может включать в себя, например, отметку внутреннего согласования документа, признак выполнения поставок в приоритетном порядке. На примере адаптированной формы приобретения товаров и услуг эксперт рассказал, как удалось упростить процедуру согласования документов в бухгалтерии.
Современная «1С: ERP» построена по принципу: все первичные документы появляются в подразделениях – в оперативном контуре, затем транслируются на обработку в бухгалтерию. Но перед формированием проводок бухгалтер хочет проверить документ. В типовом решении такая процедура предусмотрена, но она, по словам эксперта, сложная (несколько шагов). На практике достаточно флажка «проверено» (ставится бухгалтером или отжимается, если произошли изменения). В некоторых проектах компания реализует дополнительные отраслевые механизмы уведомления.
Преодоление функционального дефицита
Типовые функции «коробочного» продукта, как уже отмечалось, могут быть расширены за счет отраслевых решений. Оборотная сторона данного подхода (помимо финансовых расходов) – избыточные опции отраслевого решения, что тормозит работу системы, заставляет вводить дополнительные данные. На этапе реализации проекта приходится выбирать: интегрировать отраслевое решение с ERP или дорабатывать типовой вариант.
По словам эксперта, типовое решение, как правило, подходит небольшим компаниям (численностью 20–30 сотрудников), предприятиям без автоматизированного учета (например, вновь создаваемым) и компаниям без уникальных бизнес-процессов. Так ли это в каждом конкретном случае, выясняется в рамках процедуры экспресс-обследования. Одновременно на этом же этапе можно составить дорожную карту будущего проекта, оценив ключевой функциональный дефицит.
